U bent er klaar voor?

De laatste weken worden we overspoeld met informatie over de komst van de nieuwe wetgeving “AVG” ( Algemene Verordening Gegevensbescherming). Om een misverstand uit de weg te nemen, deze wetgeving is op 24 mei 2016 al in werking getreden, maar zal vanaf 25 mei 2018 gehandhaafd gaan worden.

Het betekent voor u dat u een aantal zaken op orde moet hebben voor de AVG. Er komt een administratieve rompslomp op u af! U wilt in mei niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Daarvoor moet u aan een aantal zaken denken:

  1. U moet weten welke gegevens u van wie heeft, waar deze zijn opgeslagen, voor welke doeleinden u ze gebruikt en of u hier toestemming voor heeft. U kunt bij benadering aangeven “wie , wat, waar”, maar het gaat erom dat vanaf 25 mei u dat exact moet aantonen. Vergeet daarbij niet alle email-mappen van medewerkers waar gegevens in kunnen staan.
  2. Mensen hebben recht op inzage in hun persoonsgegevens. Zij mogen u vragen of u persoonsgegevens van hen heeft vastgelegd en zo ja, welke. Er hoeft geen reden gegeven te worden voor een inzageverzoek. Vraagt iemand om inzage, dan moet u diegene op een duidelijke en begrijpelijke manier laten weten:
  • of de organisatie zijn persoonsgegevens gebruikt, en zo ja:
  • om welke gegevens het gaat;
  • wat het doel is van het gebruik;
  • aan wie de organisatie de gegevens eventueel heeft verstrekt;
  • wat de herkomst is van de gegevens, als deze bekend is.

Het recht op inzage betreft alleen inzage in iemands eigen gegevens. Mensen hebben dus geen recht op informatie over anderen. Gebruikt u persoonlijke werkaantekeningen als geheugensteuntje? Dan vallen deze aantekeningen niet onder het inzagerecht. Slaat u de aantekeningen vervolgens op in een dossier of verstrekt u deze aan anderen? Dan heeft degene over wie het gaat ook recht op inzage in deze aantekeningen.

  1. Recht op vergetelheid. Dit lijkt op het huidige recht op correctie en verwijdering, maar is breder. Het recht is niet meer, zoals nu, beperkt tot het verwijderen van objectief onjuiste gegevens, onvolledige gegevens of gegevens die niet ter zake doen. Dit recht van vergetelheid houdt in dat u in een aantal gevallen iemands persoonsgegevens moet wissen als diegene daarom vraagt. U moet dan wel weten waar alles staat (zie punt 1).
  1. Om de administratieve rompslomp niet hier te laten eindigen is een privacy verklaring zeker iets wat meer aandacht behoeft dan tot nu gebruikelijk was.
  1. U doet er goed aan om op uw website een privacy statement te plaatsen. Bezoekers/klanten moeten hier duidelijk een aantal zaken terug kunnen vinden: welke gegevens worden verwerkt, voor welk doel, hoe lang u de gegevens bewaart, alleen verstrekt aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Ook waarvoor de algemene bezoekgegevens (waaronder IP-adres) worden gebruikt en het eventuele gebruik van Google Analytics. Vermeld dan ook dat men het recht heeft om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Bent u klaar voor de AVG?

Atlant biedt Training & Coaching aan ondernemers. Training o.a. op gebied van vaardigheden, Privacy Wetgeving en Management & Leiderschap.  Daarnaast coachen wij ondernemers in het managen van hun onderneming. Zo zorgen wij ook voor borging van het geleerde voor de langere termijn.

Bent u van mening dat het allemaal niet zo’n vaart zal lopen, dan kunt u het voorgaande als niet gelezen en niet interessant beschouwen. Bent u van mening dat de investering van een kop koffie en een 30 minuten van uw tijd niet onoverkomelijk is, neem dan contact met ons op.